Acta de entrega de un local comercial u oficina: qué incluir en un arriendo comercial

En un arriendo comercial la garantía suele ser más alta que en una vivienda, el arrendatario hace obras para habilitar el local y el contrato exige devolverlo "en el estado en que se recibió". Sin un acta de entrega detallada, esa frase es una invitación a la pelea. Esta guía explica qué debe incluir el acta de entrega de un local comercial u oficina, qué la diferencia de la de una vivienda y cómo dejarla lista para la restitución.

Esta nota es informativa y no constituye asesoría legal. Para tu caso particular, consulta a un abogado.

En qué se diferencia de una vivienda

El arriendo de locales y oficinas también se rige por la Ley 18.101 y por las reglas generales del arrendamiento del Código Civil, pero en la práctica el contrato manda mucho más: garantías de dos o tres meses (o más), plazos largos, cláusulas sobre obras y mejoras, y una obligación de restitución que a veces exige retirar todo lo que el arrendatario instaló. Por eso el acta de entrega comercial tiene tres bloques que en una vivienda casi no aparecen:

• ·Estado de la obra gruesa y las instalaciones base (lo que el arrendador entrega "en bruto").
• ·Habilitaciones y mejoras que el arrendatario hará y qué pasa con ellas al término.
• ·Capacidades técnicas: potencia eléctrica, medidores, ductos, extracción, agua, alcantarillado, accesos.

Qué debe incluir el acta

1. Identificación. Dirección, número de local u oficina, superficie útil aproximada según contrato, bodegas y estacionamientos asignados.
2. Partes y representación. Razón social, RUT y representante legal de cada parte; el corredor si participa.
3. Referencia al contrato. Fecha, renta, garantía, plazo y la cláusula que regula obras, mejoras y restitución. Cita el número de la cláusula.
4. Estado del inmueble, zona por zona. Muros, cielos, pisos, vidrios y cortinas metálicas, puertas, baños, cocina o kitchenette, bodega. Anota qué está terminado y qué se entrega sin terminaciones.
5. Instalaciones y capacidades. Tablero eléctrico y potencia contratada, número y lectura de medidores de luz, agua y gas, estado de la red de alcantarillado y agua, aire acondicionado o extracción existentes, red de datos, sistema contra incendios si lo hay.
6. Equipamiento incluido. Todo lo que el arrendador deja: luminarias, aire, mobiliario, letreros, cámaras. Marca, modelo y estado.
7. Llaves, controles y accesos. Llaves de cortina, portón, bodega, tarjetas o claves de acceso al edificio.
8. Permisos y antecedentes entregados. Copia de recepción municipal, patente anterior si existe, planos, certificados de instalaciones. Que quede escrito qué documentos se entregan.
9. Observaciones y daños preexistentes. Con foto de cada uno.
10. Declaración de conformidad y firmas de los representantes, con fecha.

Las fotos en un local: qué no puede faltar

• ·Cada muro completo y las esquinas, para dejar constancia de humedades y grietas.
• ·Piso completo y detalle de cualquier daño.
• ·Tablero eléctrico abierto, medidores con lectura legible.
• ·Baños con artefactos y griferías; bajo los lavamanos.
• ·Fachada, vidrios, cortina metálica y letrero.
• ·Cielo y ductos visibles.
• ·Todo el equipamiento incluido, encendido cuando se pueda.

En un local, el volumen de fotos es alto y el plazo del contrato es largo: guardarlas en un celular es perderlas. Con CertiFoto las fotos se ordenan por zona, cada una recibe huella SHA-256 y fecha verificable, la IA describe el estado y el PDF final queda verificable por cualquiera. Crear el acta es gratis y se paga solo al certificarla; para carteras de varios locales hay packs de 10 y 50.

Mejoras y restitución: lo que se decide en la entrega

El momento de discutir la restitución es la entrega, no el término. Tres cosas que conviene dejar escritas en el acta o en el contrato:

• ·Qué mejoras quedan y cuáles se retiran. Si el arrendatario instala un baño, una cocina o divisiones, ¿quedan para el arrendador o debe retirarlas y reponer el estado original?
• ·Qué significa "estado original". El acta con fotos es la definición práctica de ese estado.
• ·Quién paga las reparaciones por desgaste normal de un uso comercial (piso, pintura) y quién las de daños.

Para el momento de devolver el local, la comparación se hace contra esta acta. Tenemos una guía sobre la diferencia entre acta de entrega y de devolución que aplica igual a locales.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio hacer acta de entrega en un arriendo comercial?

La ley no lo exige, pero casi todos los contratos comerciales la mencionan como anexo y la obligación de restituir "en el mismo estado" solo se puede aplicar si existe un registro del estado inicial. Sin acta, la garantía se discute a ciegas.

¿Quién hace el acta, el arrendador o el arrendatario?

La suele preparar el arrendador o su corredor, pero al arrendatario le conviene participar y agregar todo daño o carencia que encuentre, porque es su protección al momento de restituir. Lo ideal es un solo documento firmado por ambos, con las fotos referenciadas.

¿Qué pasa con las obras de habilitación que hace el arrendatario?

Depende del contrato. Si no dice nada, la regla general es que el arrendatario puede retirar las mejoras que instaló siempre que no dañe el inmueble, y el arrendador no está obligado a pagarlas. Por eso conviene pactarlo por escrito y dejar en el acta el estado previo a las obras.

¿Sirve la misma acta para una oficina en un edificio corporativo?

Sí, con dos agregados: el reglamento del edificio (horarios de carga, normas de fachada y letreros) y las instalaciones compartidas (aire central, red de datos, control de acceso). Deja constancia de qué se entrega funcionando y con qué credenciales.